Yritysten sisällönhallintajärjestelmät (ECM-järjestelmät) ovat tietyntyyppisiä ohjelmistoteknologioita, joita käytetään laajalti strukturoimattoman tiedon hallinnassa, varastoinnissa, hakemisessa ja suojauksessa, joka liittyy suoraan minkä tahansa organisaation liiketoimintaprosessien hallintaan.
Jotkut ihmiset sekoittavat ECM-järjestelmät ja sähköiset asiakirjojen hallintajärjestelmät (SED). Hämmennys näiden määritelmien välillä johtuu siitä, että usein EDMS sisältää yritysasiakirjojen hallintamoduulien lisäksi myös joitain ECM-ominaisuuksia. Kuten esimerkiksi henkilöstön vuorovaikutus asiakirjojen valmistelussa Tällaisessa tilanteessa on täysin mahdollista keskustella toiminnallisuuden laajentamisesta ECM-järjestelmään.
Tärkein ero ECM-järjestelmän ja EDMS: n välillä on se, että yrityksen sähköisen asiakirjahallinnan ylläpitämisen lisäksi ECM-järjestelmät luovat yhtenäisen tietotilan kaikille organisaation käyttäjille ja tarjoavat myös liiketoimintaprosessien automatisoinnin.
ECM-järjestelmien käytön ansiosta työvoimaresurssit optimoidaan ja yrityksen käyttökustannukset vähenevät merkittävästi.
Tyypillisesti ECM-järjestelmät sisältävät seuraavat alajaotteet (moduulit), joista kukin on integroitu muiden osioiden kanssa, ja ne voivat myös olla erillisiä.
Jotkut niistä on esitetty alla:
- Yrityksen sähköinen asiakirjojen hallintamoduuli;
- Liiketoimintaprosessien tukimoduuli;
- Verkkosisällön hallintamoduuli yrityksen verkkosivustolle tai portaalille,
- Mediasisällönhallintamoduuli;
- Tiedonhallintamoduuli;
- Sisällönhallinnan moduuli, joka tarjoaa tarvittavat tiedot ajasta ja paikasta riippumatta.
Jokainen alaosio vaatii tiettyjä taitoja ja kykyjä. Joten esimerkiksi yrityssivuston tai portaalin verkkosisällön hallinta vaatii erityistä tietoa Internet-resurssien hallinnasta, ja yrityksen sähköinen asiakirjojen hallintamoduuli vaatii asiakirjojen sisäisen liikkumisen yksityiskohdat.
ECM-järjestelmät yhdistävät asiakirjojen sisällön ja yrityksen hallintanäkökohdat, muodostaen yhtenäisen ympäristön asiakirjojen hallintaan ja vähentävät työtehtävien määrää liiketoiminnan tehtävien toteuttamiseksi. Tämä tekee yrityssisällön niiden käyttäjien saataville, jotka tarvitsevat sitä saadakseen työnsä nopeasti ja tehokkaasti.